协同编辑是一种利用互联网或其它网络技术为多个用户同时编辑和共享文件的技术。它是在传统文本编辑方法的基础上发展起来的一种新型技术，它能够有效地提高文件处理速度，减少文件被破坏的几率，更好地保护文件的版权，也能让多个人参与到文件编辑中去。
协同编辑包含了实时文件共享、实时文档拆分和编辑、实时内容检索、实时文档管理和内容标注等内容，它是提高办公效率的有效工具。可以对多个文件修改、拆分、组织，可以给多个文件增加可编辑的特性，可以比较各个版本的修改成果，有利于掌握每一场的编辑以及实时的差异显示，更可以根据用户的访问权限来管理新增功能和删除功能。
协同编辑方便了多人编辑文档的过程，实现更加有效的文件管理。只要用户之间形成联系，就可以自由编辑、实时交流、重新组织同一文档或另一文档，也可以管理新增和删除新的部件。有着项目协作的优势，可以使多人以协作的方式完成文档，充分发挥社会性的网络环境下的优势，实现高效协作。
协同编辑不仅仅可以满足多方互相传递文档，还可以合理地使用资源，实现信息的共享，减少沟通或研发成本。系统提供了完善的质量管理功能，能够帮助企业实现更有效的文档审核工作，进而提高协作编辑效率。
因此，协同编辑系统有助于提高相应文档的处理能力，支持多用户的同时操作，实现对文档的分布式编辑和实时同步，可以更有效地降低文档操作的成本，变得更加便捷，是企业信息管理的重要工具。这就是协同编辑系统的作用了。
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